Până acum ceva timp, dacă cineva m-ar fi întrebat care este rolul unui manager, aș fi avut multe de spus, plecând de la funcţiile managementului și până la activităţi specifice. Aș fi spus și despre obiective SMART profesionale și personale, învăţare, delegare, motivare și multe altele. De curând am realizat că toată povestea se poate reduce la o singură propoziţie, extrem de simplă:
Rolul unui manager este să devină inutil pentru echipa lui.
Am spus asta mai multor colegi și prieteni în ultimul timp și din reacţia lor am înţeles că am dreptate. Majoritatea mi-au spus:„Ce prostie mai e și asta? Nici nu se pune problema de așa ceva. Echipa are nevoie de tine. Se bazează pe tine.Cum vor ști ce au de făcut fără tine? Cine le va stabili priorităţile? Cine le va spune ce au de făcut?Cine le va mai corecta greșelile?”Nu am auzit pe nimeni spunând însă „Și cine îi va mai ajuta să se dezvolte? Cine le va mai arăta direcţia? Cine le va spune unde să ajungă? Cine se va asigura că au drum, o carieră pe care să o urmeze?” Am observat că majoritatea managerilor se tem să-și înveţe echipa ceea ce știu ei. Ţin cu dinţii de informaţie în general și cel mult o împart cu mare grijă, pe bucăţele, colegilor din departament, astfel încât nimeni să nu aibă acces la toate informaţiile pe care le știe managerul. Și am aflat și ce îi face să se teamă. La întrebarea „cum ar fi dacă ai avea oameni în departament care să facă lucrurile mai bine ca tine?”, de cele mai multe ori răspunsul este „păi nu ar fi prea bine… Probabil mi-aș pierde locul de muncă!” Păi haideţi să ne gândim așa. Dacă ai fi Director General și unul din subalternii tăi ar veni la tine să-ţi spună că nu mai are ce să facă în departament, că cei din echipă acoperă singuri activităţile… Ce-ai face? L-ai da afară? Probabil că nu… Mai mult, ai începe să-i delegi din activităţile tale, ca să îţi poţi folosi timpul în alte activităţi mai benefice ţie și companiei. Ei bine, și superiorul tău probabil că va face la fel. Iar dacă nu va fi așa și îţi vei pierde locul de muncă, tot tu ai de câștigat. Gândește-te: oare cât de mult mă ajută să îmi desfășor activitatea într-un astfel de mediu, într-o astfel de cultură? Te asigur că managerii care se concentrează să fie inutili pentru echipa lor sunt extrem de căutaţi și se găsesc foarte greu.
Rolul managerului este să lucreze LA departamentul lui și nu ÎN departamentul lui.
Dacă managerul face aceleași activităţi ca subalternii lui, răspunde la emailuri „cot la cot” cu ei, participă la toate întâlnirile departamentului și la întâlnirile cu restul departamentelor, atunci asta înseamnă că lucrează ÎN departament și surpriză: „când oare să mă mai ocup să lucrez și LA departament? Nu am timp!” Acum ceva ani, eram extrem de ocupat să lucrez exclusiv la ce se întâmplă ACUM în departament și în nici un caz la viitorul departamentului. Eram extrem de ocupat. Nu aveam un program planificat. Mă apucam de ce îmi venea la mâna. Îmi suna telefonul foarte des… Colegii depindeau de mine și trebuia să le răspund la telefon. Când plecam în concediu și asta pentru maxim 7 zile, pentru că firma depindea de mine, îmi suna telefonul ca atunci când eram la birou. Pe de o parte eram nemulţumit pentru că oamenii mă sunau pentru lucruri pe care ar fi trebuit să le știe, iar pe de altă parte, îmi plăcea situaţia, pentru că îmi dădea impresia că eram o persoană importantă. Poate chiar cea mai importantă persoană din companie… Asta până când, stând de vorbă cu prieteni, amici, cunoscuţi care erau și ei manageri, am observat că erau cel puţin la fel de importanţi, pentru că și lor le suna telefonul foarte des. Și ei erau exact în aceeași situaţie cu mine. O persoană din foarte multele care se cred foarte importante și care cred că firma dă faliment fără ei. Atunci mi-am dat seama că trebuie să schimb ceva. Că dacă majoritatea cunoscuţilor mei trec prin aceeași situaţie, înseamnă că asta este situaţia confortabilă pentru noi toţi și că trebuie să găsesc o cale să fac lucrurile diferit. Trebuia să fie și o altă variantă. Mi-am stabilit ca prim obiectiv ca în următorul concediu, care va fi de două săptămâni, să-mi sune telefonul de maxim 3 ori. Zis și făcut… o nimica toată… Mi-a luat un an! Un an în care am citit, am studiat, am parcurs mai multe programe de dezvoltare personală și am aplicat ce am considerat că mi se potrivește. Ce a funcţionat? Am pus toată activitatea departamentului pe hârtie. Am scris în 6 luni cât nu scrisesem toată viaţa până atunci. Și mi-a prins bine, pentru că am deprins o obisuinţă în a scrie. Am pus pe hârtie principii de operare, proceduri, locurile unde se pot găși fișiere de lucru, fluxurile interdepartamentale, astfel încât fiecare om din departament să aibă pus pe hârtie ce are de făcut și să nu fie nevoit să vină la mine să mă întrebe ce să facă. Fiecare întrebare pe care o primeam de la echipă urma să aibă un răspuns pe care îl adăugam în documentaţii. Mi-am identificat activităţile mele cele mai importante, adică activităţile importante pentru poziţia pe care o ocupam și mi-am stabilit cât de mult timp vreau să petrec cu aceste activităţi. Mi-am urmărit activitatea și am identificat tot ce făceam și nu avea legătură cu aceste activităţi. Pe unele le-am eliminat, iar pe altele le-am delegat. Am făcut un plan de delegare pentru anumiţi colegi și în timp i-am ajutat să înveţe cum pot face activităţile respective. După un timp, am reușit să-mi închid ușa la birou și să lucrez liniștit la lucrurile pe care le puteam îmbunătăţi în continuare în activitatea din departament. Oamenii învăţaseră să facă foarte multe din lucrurile pe care doar eu le făceam și culmea, ajunseseră să le facă chiar mai bine ca mine. Se foloseau de regulile și de principiile departamentului și foarte rar mai aveau nevoie de ajutorul meu. Este adevărat că din când în când mai apăreau situaţii când încercau să-mi delege din responsabilităţile lor cum ar fi„vezi că ţi-am trimis o ofertă… Să te uiţi și tu peste ea și să-mi spui dacă e ok, ca să o trimit clientului!” Însă când îi întrebăm: „Ce crezi că ar spune acţionarii firmei dacă ar afla că eu mă ocup cu cititul ofertelor?”, conștientizau situaţia și trimiteau oferta fără ca eu să mă uit pe ea. Petreceam cel puţin jumătate din timpul meu cu oamenii din echipă și îi ajutam să descopere singuri soluţii la problemele lor. Astfel încât după o perioadă deveniseră într-o mult mai mare măsură autonomi. A durat aproape un an. A fost al naibii de greu și a durut al naibii de tare, însă în final am avut acea vacanţă de două săptămâni în care telefonul a sunat doar de câteva ori. Și nici nu mi-am pierdut jobul. Și da, am preluat activităţi noi de la superior. Și da, acum am și mai mult timp pentru mine! Faptul că la mine a durat atât nu este un motiv să amâni să te apuci de treabă și din contră, ai nevoie să te apuci de treabă cât mai repede, altfel peste un an, o să spui: ce bine era dacă mă apucam acum un an!
Un articol scris de:
Cosmin are o experienţă în management de peste 15 ani. De-a lungul timpului a activat în IT, ocupând poziţii ca Director General şi Business Unit Director la diferite companii. Este membru în boardul unei companii de logistică, fiind responsabil de departamentele de vânzări, IT şi customer service. Este colegul nostru din 2018 şi spune despre el că este un om vesel şi curios, fiind mereu preocupat de dezvoltarea personală şi a echipei.
